Учимся писать! или Базовый курс делового сетикета!

14.10.2010

«Здравствуйте, ваше резюме рассмотрено кадровым отделом на вакансию зам.руководителя. з/п от 65000 - 150000
Запись на собеседование с генеральным директором (фамилия, имя, отчество) по тел.XXXXXXXXXXX - звонить строго с 9.30 до 11.00»

Вот такой «перл» делового предложения я получил на днях по электронной почте от кадровой службы одной из столичных компаний. Письмо процитировано полностью и дословно с сохранением всех особенностей изложения. (Понятно, что по этическим соображениям, именные данные руководителя предприятия, телефон, а также именные данные и обратный адрес электронной почты отправителя письма остались скрытыми от взора читателей.) Думаю, комментарии излишни! Предполагаю, что подобная входящая корреспонденция пестрит не только в моём ящике электронной почты, но и в ящиках многих компаний и частных лиц. Итак, рассмотрим основные постулаты сетикета.

Сетикет (нетикет) — сетевой этикет, этикет электронной почты или правила написания электронного письма.

Конечно, электронная почта — быстрый способ связи, но это не значит, что отношение к написанию электронного письма должно быть небрежным. Если слова достаточно важны для того, чтобы быть написанными, тогда они также важны, чтобы быть написанными правильно — грамотно, стильно, красиво! Как и в любом общении, следует уважать реципиента, используя корректные обращения и формулировки, не допускать «флейма» (сообщений, отсылаемых в состоянии гнева, аффекта и плохого настроения).
Подчиняясь общепринятым нормам деловой переписки, сетикет, как и другие составляющие бизнес-этикета, формирует имидж компании и конкретного должностного лица.

Заполнение полей электронного письма:

При оформлении электронного письма в обязательном порядке внимательно и с педантичной аккуратностью следует заполнить поля:

1. «Тема»: чёткая краткая формулировка основной мысли сообщения
2. «Кому»: e–mail 1-го адресата
3. «Копия»: e–mail 2-го адресата
4. «Скрытая копия»: e–mail адресата скрытого от 1-го и 2-го адресатов
5. «Важность письма»: (при необходимости)

Структура электронного письма:

1. «Шапка» письма:
A. Данные адресанта (отправителя)
B. Адресация письма — данные адресата (получателя)
2. Приветствие и (или) обращение
3. Преамбула
4. Основной текст
5. Заключение (и прощание)
6. Приложения
7. Личная подпись и контакты адресанта
8. Ссылка на сайт компании
9. Логотип (при необходимости)
10. Постскриптум (при необходимости)

«Шапка» письма:

Кегль шрифта «шапки» письма, обычно, на 1 — 2 единицы меньше, чем кегль в основном тексте письма.

Данные адресанта:

— Логотип предприятия
— Название предприятия
— Исходящий регистрационный номер письма и дата регистрации
— Адрес, телефон, факс
— Адрес электронной почты

Данные адресанта располагаются в верхней части листа (окна) по его ширине или в левом верхнем углу письма. Указание данных адресанта в шапке электронного письма не является обязательным, но желательно.

Адресация письма — данные адресата:

— Должность адресата (в дательном падеже)
— Название предприятия
— Фамилия и инициалы адресата (в дательном падеже), печатаются прописными буквами

Данные адресата располагаются в правом верхнем углу письма, выделяются жирным шрифтом. Например:

Генеральному директору
ЗАО «ФЛАГМАН»
ПЕТРОВУ В.И.
или:
Генеральному директору
ЗАО «ФЛАГМАН»
господину ПЕТРОВУ

Обращение:

Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый(ая) + [имя + отчество адресата]!». Обращение располагается под «шапкой», выравнивается по центру листа (или окна) по горизонтали и выделяется жирным шрифтом и курсивом. В деловом электронном письме, как правило, используется форма: «Добрый день, уважаемый(ая) + [имя + отчество адресата]!». Например:

— Добрый день, уважаемый Василий Иванович!

Примечания:
— В обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» — некорректно.
— Следует выбирать только одну из форм обращения: «Уважаемый + [имя + отчество]!» либо «Господин + [фамилия]!» и «Господин + [должность]!». Например:

— Уважаемый Василий Иванович!
или
— Уважаемый господин Петров!
или
— Господин президент!

Обращения к массовому адресату:

— Господа!
— Уважаемые коллеги!
— Многоуважаемые ветераны!

P.S. Обращения «Дамы и господа!» и «Уважаемые господа!» считаются тавтологией.

Преамбула:

Преамбула — первый абзац, в котором кратко излагается цель и суть письма или поднимаемой в письме проблемы.
При написании электронного письма, обращаясь к незнакомому лицу, прежде чем перейти к сути вопроса автору письма следует представиться.

Основной текст:

Основной текст излагается в 2-х — 4-х абзацах. Составляющие основного текста:
— изложение истории вопроса или описание сложившейся ситуации
— выражение адресантом личных мыслей, умозаключений и чувств по поводу указанной ситуации

Заключение:

Заключение — это краткое резюмирование всего написанного и логическое завершения письма.
Как правило, в заключении излагается просьба о конкретных действиях или предложение варианта разрешения проблемы.

Способы завершения делового письма:

— До свидания! С уважением,
+ [фамилия + инициалы адресанта]!
— С благодарностью за сотрудничество,
+ [фамилия + инициалы адресанта]!
— Искренне Ваш,
+ [фамилия + инициалы адресанта]!
— С надеждой на продуктивное сотрудничество,
+ [фамилия + инициалы адресанта]!
— С наилучшими пожеланиями,
+ [фамилия + инициалы адресанта]!

Приложения:

По правилам сетикета информационный объём электронного письма должен быть в два раза меньше, чем объём письма, оформленного на бумажном носителе.
При необходимости переслать важную информацию большого объема, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.
Независимо от количества вложений в письме следует составить пронумерованный «Перечень приложений»
Письмо во вложенном файле следует оформить на фирменном бланке предприятия-отправителя. «Шапка» письма обязательно должна содержать перечень данных адресанта (см. выше).
Идеальный объём вложенного письма 1 — 1,5 страницы формата А4. Рекомендуемый максимальный объём во вложении — 4 страницы.
Стиль делового письма предполагает использование одного, максимум двух, шрифтов. Гарнитура и кегль делового письма: Arial 11 — 12 или Times 12 — 14. Выделения курсивом и жирный шрифт используются весьма ограниченно. Выделения цветом, практически, не применяются. Отступ от края в начальной строке абзаца — три строчных знака.

Личная подпись и контакты адресанта:

Если письмо начиналось с обращения «Уважаемый(ая) + [имя + отчество адресата]!», то в завершении письма формулировка «С уважением,..» перед фамилией и инициалами адресанта не применяется: излишняя вежливость в деловом этикете неуместна.
Подпись с указанием контактов располагается в правом нижнем углу листа (или окна) и выделяется жирным шрифтом. В электронном письме подпись и контактные данные допустимо расположить в левом нижнем углу окна.
Ранг адресанта должен соответствовать рангу адресата. Например, письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель.
Подпись должна соответствовать её расшифровке. Несоответствие подписи с её расшифровкой недопустимо как с точки зрения этикета, так и де-юре.
Ниже подписи обычно указывается мобильный телефон и личная электронная почта отправителя (как знак готовности к взаимодействию без посредников).
Кегль шрифта подписи и контактных данных — на 1 — 2 единицы меньше, чем кегль в основном тексте письма. Например:

Генеральный директор
ОАО «ЛИНКОР»
СТРЕЛЬНИКОВ И.А.

Моб. тел.: +7XXXXXXXXXX
E-mail: xxxxxxxx@xxxxx.xxx
http://www.xxxxxxxxxxxx.xxx

Постскриптум:

Постскриптум — приписка в конце письма после подписи (обычно обозначается буквами P.S.).
Назначение постскриптума:
— сообщение адресату о важном событии, которое произошло после написания письма
— передача информации, имеющей косвенное отношение к теме письма.

Удачи и процветания Вашему бизнесу!

С уважением,
бизнес-тренер Василий СУРИН

Перейти к списку статей

Статьи по теме "Курсы, тренинги, семинары"