Уязвимость информации в делопоризводстве.
02.02.2010
Обучение работе с документами, содержащими служебную или коммерческую тайну, входит во все делопроизводства, поскольку конфиденциальное делопроизводство в той или иной степени необходимо при организации деятельности практически любой организации. Важную роль для понимания принципов работы с такими документами является понимание того, в каких условиях информация становится уязвимой, то есть доступной для различных воздействий, которые нарушают статус конфиденциальности.
Воздействие на информацию может осуществляться в различных формах. Соответственно, степень подверженности таким воздействиям служит мерой уязвимости информации. Во-первых, воздействию может подвергнуться сам носитель информации. Он может быть похищен с целью завладения информацией, утерян или уничтожен с целью сокрытия информации или препятствования работе компании. Во-вторых, воздействию может подвергнуться сама информация, без нарушения целостности и сохранности носителя. Она может быть похищена, например, скопирована тем или иным образом, искажена (внесение в документ несанкционированных изменений, различные формы подделки данных и подписей), заблокирована (это значит, что возможности доступа к информации лишаются те сотрудники, для которых он разрешён и необходим) или разглашена. Все эти воздействия оказывают дестабилизирующее влияние на предприятие или фирму и затрудняют нормальное функционирование.
Как отмечают , из всех этих форм воздействия на информацию самыми опасными являются потеря информации, хищение и разглашения. Дело в том, что они связаны друг с другом и ведут как к утрате, так и к утечке информации. При этом во многих случаях при хищении и разглашении информации носитель остаётся неприкосновенным, и эти нарушения сложнее всего обнаружить. Этим определяется порядок приведения мер по защите конфиденциальной информации, причём равное внимание уделяется противостоянию и утечке, и утрате информации, так как оба этих явления могут нанести ущерб владельцу информации.
Конфиденциальное делопроизводство включает в себя две ключевые задачи. Это обеспечение документооборота в различных сферах конфиденциальной деятельности, а также защита и документации, которая образуется в процессе этой деятельности. Для этого курсы делопроизводства рекомендуют принимать определённые меры. Их суть заключается, прежде всего, в строгой регламентации и учёте. Местонахождение документов должно учитываться при каждом изменении, кроме того, наличие всех документов систематически и регулярно проверяется. Любые виды контроля осуществляются не только по количеству экземпляров того или иного документа, но и полистно, а регистрационные данные о документах характеризуются максимальной полнотой. Также жёстко регламентируются условия хранения документов и обращения с ними, правила и условия доступа, обязанности лиц, которые работают с конфиденциальной информацией. При этом лица, работающие в сфере конфиденциального делопроизводства, несут персональную ответственность за сохранность информации и её носителей - документов, с которыми они работают.
